Niszczarka biurowa to jeden z najbardziej powszechnie używanych i niestety jeden z najbardziej znienawidzonych elementów wyposażenia każdego biura. W przeważającej większości przypadków jest to mała niszczarka do papieru. Taka, która nie kosztowała dużo, ale też nie ma się po niej czego specjalnego spodziewać. Niszczarka na dokumenty tego typu, to dosyć tanio kupione złudne poczucie, że naszych dokumentów nikt nie zobaczy.

Znana jest historia pracowników amerykańskiej ambasady w Wietnamie, którzy przed ewakuacją przepuścili tajne dokumenty przez niszczarki, a Wietnamczycy pieczołowicie posklejali paski z powrotem. Drugą anegdotę przytaczamy z własnego doświadczenia. Otóż kiedyś w jednym z polskich banków widzieliśmy jak dokumenty bankowe na rozkaz niszczono przy pomocy stażystów i praktykantów. To dobitnie pokazuje, że zamiast wyrabiać nawyk systematycznego niszczenia dokumentów w niszczarkach, całą operację odsuwa się od siebie, a na końcu deleguje do tego niewdzięcznego zadania kogoś innego.

Oba te przykłady pokazują, że niszczarki biurowe są raczej złudnym poczuciem bezpieczeństwa niż praktycznym rozwiązaniem. Ale to tylko jedna strona medalu. W praktyce, każdy kto spróbował niszczenia dokumentów w domu albo niszczenia dokumentów w biurze na małej niszczarce do papieru bez kosza, przekonał się, że diabeł tkwi w szczegółach i to co miało być łatwe, lekkie i przyjemne, okazuje się bardzo irytującym zajęciem.

Czym charakteryzują się niszczarki biurowe?

Już nie chodzi o to, że małe niszczarki do papieru są głośne, zmielony papier zajmuje bardzo dużo miejsca po zniszczeniu dokumentów, a śmieci trzeba segregować i wyrzucać częściej. W praktyce okazuje się bardzo szybko, że niszczenie dokumentów w domu lub  w biurze ma więcej wad. Przede wszystkim nie da się na takiej niszczarce za jednym zamachem zniszczyć wielu dokumentów. Musimy przepuszczać przez taką niszczarkę po kilka kartek. W takim wypadku zniszczenie całego segregatora z dokumentami może nam zająć naprawdę dużo czasu. Ale problemów spowalniających taką pracę może być znacznie więcej. Dokumenty trzeba wyciągać z koszulek, usuwać spinacze i zszywki, rozrywać grubsze zszyte ze sobą pliki kartek. Zajmuje to dużo czasu, a po zmieleniu mamy sporo papierowego konfetti, zapyloną podłogę i może nas boleć głowa od monotonnego warkotu takiej niszczarki.

Ale takie niedogodności w świecie małych niszczarek biurowych to tylko wierzchołek góry lodowej. Problemów jest znacznie więcej. Nie chodzi już nawet o zużycie prądu i konieczność częstego odkurzania zapylonego pomieszczenia. Takie niszczarki, choćby małe i najtańsze, potrzebują od czasu do czasu serwisu, oleju maszynowego lub naprawy ,a to zawsze generuje nieprzewidziane koszty.

Jaką niszczarkę biurową kupić? 

Na pytanie jaką niszczarkę biurową kupić, jest w zasadzie tylko jedna dobra odpowiedź – żadną. Mała niszczarka biurowa to tylko kłopot i nieprzewidziane wydatki. No, może jest jeden plus, a mianowicie taki, że niechciany dokument zniszczymy błyskawicznie. Droższa niszczarka biurowa to z kolei wydatek zbyt duży, aby się zwrócił w realnym czasie. I oczywiście, podobnie jak tania niszczarka, także będzie generowała większe koszty serwisowo eksploatacyjne.

Dużo tańsza jest usługa zewnętrznego niszczenia dokumentów. Przede wszystkim dlatego, że z góry znamy koszty i że nie będzie żadnych nieprzewidzianych wydatków. Nie obchodzi nas, co usługodawca zrobi ze ścinkami i jak często musi serwisować swoje urządzenia. Profesjonalne firmy ponoszą także koszty dojazdu, pakowania i transportu. Nie musimy delegować do takiego zadania, jak niszczenie dokumentów, naszego pracownika, bo wszystko zrobi nam firma zewnętrzna.

Niszczenie dokumentów w domu to podobnie jak w biurze strata czasu. Profesjonalne firmy niszczące dokumenty obsługują tak samo firmy, jak i osoby fizyczne, które sporadycznie potrzebują zniszczyć swoje dokumenty. Mała, domowa czy biurowa niszczarka ma sens jedynie wtedy, gdy mieszkamy czy pracujemy na wsi. Wtedy firmy niszczące nie są w stanie do nas dotrzeć.