Niszczenie dokumentów to poważna decyzja. Kiedy podejmiemy w przedsiębiorstwie decyzję o utylizacji dokumentów i upewnimy się, że zarówno przepisy, jak i decydenci w firmie są co do tego zgodni. Dlatego warto zaplanować całą operację wcześniej. Różne firmy stawiają klientom rozmaite warunki dotyczące odbioru dokumentów przed ich zniszczeniem. Klienci także mają swoje wymagania i wyobrażenia co do usługi bezpiecznego niszczenia dokumentów. Jedną z możliwości jest zamówienie mobilnego niszczenia dokumentów w swojej siedzibie.
Mobilne niszczenie dokumentów – czyli zamierzchłe czasy
Mobilne niszczenie dokumentów było bardzo popularne ponad 20 lat temu. Firmy niszczące przyjeżdżały z dużą mobilną niszczarką na ciężarowym aucie i niszczyły dokumenty w siedzibie klienta. Szybko jednak tego zaniechano, ponieważ okazało się że mobilne niszczenie dokumentów ma sporo mankamentów. W konsekwencji klient zostawał ze ścinakami latającymi po całej posesji. Ruchoma niszczarnia nie gwarantowała także należytego nadzoru (system kamer i monitoring miejsca), a postronne osoby mogły mieć dostęp do danych. W żaden sposób nie było to bezpieczne niszczenie dokumentów. Ale te doświadczenia bezsprzecznie wpłynęły na współczesne procedury niszczenia dokumentów.
Wymogi dotyczące dokumentów przeznaczonych do zniszczenia
Najczęstszym wymogiem usługobiorcy jest aby dokumenty nie zawierały niczego poza papierem. W praktyce oznacza to, że na kliencie ciąży obowiązek wyjęcia dokumentów z plastikowych koszulek, zdjęcia metalowych zszywek, spinaczy i wyjęcia z segregatorów. Oddzielenie papieru od plastiku i metalu jest istotne z punktu widzenia recyklingu i ochrony środowiska. Ścinki papierowe można wykorzystać do produkcji tektury czy papieru toaletowego, ścinki zawierające plastik są zupełnie bezużytecznym odpadem. Jednak nasza firma szanując czas i pracę naszych klientów nigdy takich wymagań nie stawia.
Jednak naprawdę istotnym wymogiem dotyczącym archiwaliów przeznaczonych do zniszczenia i niszczenia danych osobowych jest to, aby dokumenty te były suche. Dokumenty po zalaniach są niebezpieczne dla zdrowia. Butwiejący papier jest idealną pożywką dla grzybów i bakterii, co stwarza realne zagrożenie dla zdrowia osób które będą miały z tymi dokumentami styczność. Klasycznym przykładem grzyba niebezpiecznego dla zdrowia który może rozwinąć się w mokrym papierze jest kropidlak czarny nazywany potocznie „czarną pleśnią”.
Kolejnym istotnym krokiem jest to, aby zamawiając usługę niszczenia dokumentów u firmy zewnętrznej wcześniej oddzielić dokumenty, które należy zniszczyć od tych które zamierzamy dalej przechowywać. Chodzi o to aby nie mieć wątpliwości i uniknąć sytuacji gdy w pośpiechu przeglądamy raz jeszcze dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Najlepiej jest tak zaplanować operację aby dokumenty podlegające zniszczeniu nie mogły się pomylić ani wymieszać z tymi, które trzeba przechowywać.
Warto także zastanowić się czy pudełka archiwalne albo segregatory w których były dokumenty możemy zachować i ponownie wykorzystać czy też je także przeznaczamy do zniszczenia. Tego rodzaju decyzje należy podjąć zanim pojawi się firma mająca zabrać dokumenty do zniszczenia, ponieważ każde wahanie oznacza dla obu stron stratę cennego czasu.
Oczywiście warto także dokumenty przeznaczone do zniszczenia odłożyć w jednym miejscu i to w takim które będzie blisko ciągów komunikacyjnych jak korytarz czy winda, tak aby firma niszcząca mogła je sprawnie zabrać.
Ile kosztuje niszczenie dokumentów?
Często klient zastanawia się ile kosztuje niszczenie dokumentów. W naszej firmie cennik jest skonstruowany na zasadzie „im więcej tym taniej”. Dzięki temu jesteśmy w stanie zrealizować procedurę niszczenia dokumentów zarówno dla kogoś kto ma do zniszczenia kilka segregatorów, jak i dla dużej firmy która ma takich segregatorów tysiące. Bezpieczne niszczenie dokumentów w naszym wydaniu oznacza usługę od drzwi do drzwi, czyli praktyczny odbiór z dowolnej lokalizacji, za który nie pobieramy dodatkowych opłat. Klient płaci jedynie za każdy pełny pojemnik na dokumenty do zniszczenia który w nasze firmie jest workiem bankowym o objętości 50 litrów. Cena „za worek” jest całkowitym kosztem usługi zawierającym transport, pakowanie, zniszczenie w 3 klasie tajności spełniające stosowne normy. Oczywiście nasze worki czyli pojemniki na dokumenty do zniszczenia dostarczamy do klienta. Ze względów handlowych nasz cennik nie jest umieszczony na stronie internetowej, wysyłamy go pocztą elektroniczną każdemu zainteresowanemu. Co ważne, obsługujemy zarówno podmioty gospodarcze, jak i osoby fizyczne potrzebujące usługi niszczenia danych osobowych albo bezpiecznego niszczenia innych dokumentów.
Zawsze staramy się nasze usługi dostosować do potrzeb klienta. W rzadkich przypadkach rezygnujemy z worków na rzecz dużych pojemników ze zbrojonego plastiku na kółkach. Ma to sens gdy dokumenty były wcześniej zamoczone albo ze względu na inne uwarunkowania pakowanie ich do worków typu bankowego nie byłoby wskazane.
Procedura niszczenia dokumentów
W naszej firmie procedura niszczenia dokumentów jest dostępna w dwóch wariantach. W pierwszym wariancie nasi konwojenci przyjeżdżają do klienta, pakują dokumenty do naszych worków firmowych o objętości 50 litrów, a następnie zamykają te pojemniki jednorazowymi plombami z kodem kreskowym. Pakowanie przez naszych pracowników jest darmowe. W drugim wariancie zostawiamy worki i plomby klientowi aby zapakował sobie dokumenty samodzielnie. Część klientów wybiera samodzielne pakowanie, bo chce jeszcze przeglądać dokumenty zanim przeznaczy je do zniszczenia. Klient ma 14 dni na zapakowanie dokumentów i zgłoszenie ich odbioru.
Następnie dla obu wariantów usługa wygląda tak samo. Klient przekazuje nam dokumenty zamknięte w workach z plombami, następnie worki są transportowane do naszej niszczarni, gdzie w systemie kamer i pod nadzorem plomby są fizycznie zrywane, a dokumenty z przekazanych pojemników (worków) zostają wrzucone do maszyny niszczącej. Następnie maszyna niszczy dokumenty w procesie cięcia i szarpania rozdrabniając je w sposób uniemożliwiający odczytanie danych (trzecia klasa tajności do dokumentów poufnych włącznie). Powstałe ścinki są przekazywane do utylizacji lub recyklingu, a klient otrzymuje certyfikat zniszczenia oraz fakturę.
Pojemnik na dokumenty do zniszczenia – opcja abonamentowa
Jest także możliwa inna procedura niszczenia dokumentów. Ma ona sens wtedy gdy klient posiada stały przyrost dokumentów które należy zniszczyć. Może je wrzucać do niszczarki biurowej albo skorzystać z naszej biurowej skrzynki – pojemnika na dokumenty do zniszczenia który idealnie zastępuje niszczarkę. To mała skrzynka o szerokości i głębokości 36 cm i wysokości biurka (80 cm). Posiada drzwi zamykane na zamek do którego klient posiada klucz. Od góry szafki znajduje się szczelina podobna do tych jakie znajdujemy w urnach do głosowania. Można tam wrzucić jednocześnie nawet kilkadziesiąt kartek. Wewnątrz szafki jest podwieszony nasz 50 litrowy worek – czyli standardowy pojemnik na dokumenty. Gdy worek jest pełny – zamawia się jego wymianę. Klient płaci niewielki kwartalny abonament za szafkę i opłatę za zniszczenie worka, gdy ten się napełni. Ta usługa idealnie zastępuje niszczarki biurowe, nie potrzebuje prądu, serwisu, i nie ma się w niej co zepsuć. Ta usługa zdecydowanie ułatwia niszczenie danych osobowych i poprawia obieg dokumentów w biurze.