Okres przechowywania dokumentów pracowniczych zależy od daty zatrudnienia i potrafi zaskoczyć nawet doświadczonych przedsiębiorców. Do tego dochodzą wymogi dotyczące warunków przechowywania, zgodności z RODO i obowiązek zniszczenia akt po terminie. Zebraliśmy najważniejsze informacje w jednym miejscu – zapoznaj się z nimi i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie.

Przechowywanie dokumentów kadrowych, ile lat dla jakich dokumentów?

Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej to jeden z tych tematów, który okazuje się być bardziej skomplikowany, niż możnaby przypuszczać. Nie ma tu jednej uniwersalnej odpowiedzi, bo okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy. To kluczowa zmienna, która decyduje o tym, jak długo konkretne akta muszą pozostawać pod opieką pracodawcy.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku podlega 10-letniemu obowiązkowi przechowywania, liczonemu od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Oznacza to, że jeśli pracownik zakończył zatrudnienie 15 marca 2023 roku, pracodawca ma obowiązek przechowywać jego dokumentację do 31 grudnia 2033 roku.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. Dla tej grupy obowiązuje 50-letni okres przechowywania, liczony od dnia ustania stosunku pracy, bez możliwości jego skrócenia. Dla pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 roku zasadniczo obowiązuje ten sam 50-letni termin, jednak pracodawca może go skrócić do 10 lat, jeśli złoży do ZUS odpowiedni raport informacyjny.

To ile czasu trzymać dokumenty pracownicze w firmie,  to jednak nie tylko kwestia samego okresu archiwizacji. Równie ważne jest to, co dzieje się z dokumentami, gdy ten okres mija. Przepisy jasno wskazują, że pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych osobowych. 

Pozostawienie akt bez nadzoru po upływie okresu przechowywania stanowi naruszenie RODO i może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. W naszej ofercie znajdziesz przechowywanie dokumentów Trójmiasto – realizujemy tę usługę w Gdańsku, Gdyni, Sopocie oraz miejscowościach okolicznych. Skorzystaj z naszego wsparcia, aby mieć pewność,  że terminy są pilnowane, a likwidacja akt przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak zabezpieczyć dokumenty kadrowe przed zniszczeniem?

Dziesięć, dwadzieścia, pięćdziesiąt lat przechowywania to dla dokumentu papierowego ogromne wyzwanie. Papier żółknie, tusz blaknie, a teczki przechowywane w nieodpowiednich warunkach po kilku latach potrafią być niemal nieczytelne. Wilgoć, wahania temperatury, grzyb czy nawet zwykły kurz robią swoje, często zanim ktokolwiek w firmie zdąży zauważyć problem.

Rozwiązaniem, które eliminuje to ryzyko, jest digitalizacja dokumentacji Trójmiasto, która  pozwala przenieść akta do formy cyfrowej sprawiając, że akta nie blakną, nie wilgotnieją i nie ulegają zniszczeniu wraz z upływem lat. Co istotne, dokumenty zdigitalizowane pozostają tak samo czytelne w dniu skanowania, jak i dekadę później. Dla akt z 50-letnim okresem przechowywania to argument trudny do przecenienia.

Warto podkreślić, że digitalizacja nie oznacza, że firma musi samodzielnie przeprowadzać ten proces. Jeśli zdecydujesz się na współpracę z nami, zajmiemy się tym za Ciebie. 

Odbieramy dokumenty bezpośrednio z siedziby Twojej firmy i przeprowadzamy wieloetapowy proces konwersji, od skanowania przez rozpoznawanie tekstu po indeksowanie plików. Efektem jest cyfrowe archiwum, które jest łatwo przeszukiwalne, bezpieczne i zawsze dostępne dla uprawnionych osób.

Przechowywanie dokumentów pracowniczych, przepisy które warto znać

Prawo pracy w zakresie przechowywania dokumentacji bywa pułapką dla pracodawców, którzy zakładają, że wystarczy trzymać akta gdzieś w szafie. Tymczasem przepisy precyzują nie tylko to, jak długo dokumenty muszą być przechowywane, ale też w jakich warunkach, w jakiej formie i co się z nimi dzieje po upływie obowiązkowego okresu.

Przechowywanie dokumentów pracowniczych przepisy reguluje przede wszystkim Kodeks pracy, a konkretnie art. 94, który nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w warunkach zabezpieczających ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem i dostępem osób nieuprawnionych. To nie jest zalecenie, to obowiązek, którego niedopełnienie może skutkować grzywną sięgającą 30 tysięcy złotych.

Przechowywanie teczek osobowych zgodnie z przepisami obejmuje akta osobowe każdego pracownika prowadzone oddzielnie, podzielone na części A, B, C i D, odpowiadające kolejnym etapom zatrudnienia. Warto o tym pamiętać podczas analizowania tego, jak uporządkować dokumenty kadrowe do archiwum. Każda z tych części zawiera ściśle określone dokumenty, a ich kolejność i kompletność podlegają kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów może być traktowany jako naruszenie przepisów.

Przechowywanie dokumentów firmowych a RODO obowiązki to kolejny wymiar tego tematu. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nakłada na pracodawcę jako administratora danych obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. 

Dokumentacja kadrowa zawiera wyjątkowo ważne dane: numery PESEL, adresy zamieszkania, informacje o wynagrodzeniach. Ich wyciek lub utrata może skutkować nie tylko karą administracyjną, ale też roszczeniami ze strony pracowników.

Co ważne, obowiązek przechowywania dokumentów nie oznacza, że można je trzymać bez końca. Po upływie ustawowego okresu pracodawca ma obowiązek poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji, a następnie ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający odczytanie danych. Przechowywanie dokumentów dłużej niż wynika to z przepisów jest naruszeniem zasady minimalizacji danych, wynikającej wprost z RODO.

Outsourcing przechowywania dokumentacji firmowej, dlaczego to dobre rozwiązanie?

Samodzielne prowadzenie archiwum dokumentacji kadrowej i księgowej wymaga znacznie więcej niż tylko wolnego pomieszczenia i kilku regałów. Potrzebne są odpowiednie warunki środowiskowe, procedury kontroli dostępu, system ewidencji, znajomość przepisów i ktoś, kto na bieżąco pilnuje terminów. W firmach, które skupiają się na swojej właściwej działalności, organizacja archiwum dokumentów księgowych krok po kroku spychana jest często na dalszy plan, aż do momentu gdy pojawia się kontrola lub nagła potrzeba odnalezienia konkretnego dokumentu sprzed lat.

System przechowywania dokumentów w małej firmie to szczególne wyzwanie. Małe przedsiębiorstwa rzadko dysponują dedykowanym pracownikiem do obsługi archiwum, a właściciel nie zawsze ma czas ani wiedzę, żeby samodzielnie dopilnować wszystkich wymogów. Tymczasem obowiązki prawne są takie same niezależnie od wielkości firmy. 

Outsourcing przechowywania dokumentacji to odpowiedź na ten problem. Zamiast inwestować w infrastrukturę i zasoby ludzkie, Twoja firma może przekazać dokumenty nam. Od tego momentu przejmujemy odpowiedzialność za ich bezpieczne przechowywanie, ewidencję i dostępność. Dzięki temu to, jak przechowywać faktury i umowy w małej firmie, przestaje być problemem.

Warto też spojrzeć na to z perspektywy ryzyka. Pożar, zalanie, kradzież, awaria klimatyzacji, każde z tych zdarzeń może w jednej chwili zniszczyć dokumenty, których nie da się odtworzyć. Profesjonalne archiwa są zabezpieczone przed takimi sytuacjami w sposób, którego większość firm nie jest w stanie zapewnić we własnym zakresie. Zatem to, gdzie przechowywać dokumenty firmowe żeby były bezpieczne to pytanie, na które outsourcing daje najbardziej konkretną odpowiedź.

Archiwizacja na zewnątrz firmy, jakie ma korzyści?

Przekazanie dokumentacji zewnętrznemu partnerowi to decyzja, która zmienia sposób funkcjonowania całego działu administracji. Archiwizacja dokumentów Trójmiasto realizowana przez naszą firmę oznacza dla Twojej firmy przede wszystkim jedno: koniec z samodzielnym pilnowaniem terminów, warunków przechowywania i procedur zgodnych z przepisami. To nasze zadanie, nie Twoje.

Co konkretnie zyskujesz:

• Bezpieczeństwo fizyczne dokumentów. Nasze archiwa są zabezpieczone przed wilgocią, pożarem i dostępem osób nieuprawnionych. 
• Przejrzysta ewidencja. Każdy dokument, który trafia pod naszą opiekę, jest rejestrowany i skatalogowany. Masz pełen wgląd w to, co przechowujemy, i możesz w każdej chwili zażądać dostępu do konkretnych akt.
• Szybki dostęp gdy tego potrzebujesz. Potrzebny dokument dostarczamy pod wskazany adres bez zbędnej zwłoki. Nie musisz przyjeżdżać osobiście ani przeszukiwać regałów.
• Pilnowanie terminów przechowywania. Śledzimy okresy archiwizacji i informujemy Cię, gdy dokumenty zbliżają się do końca ustawowego czasu przechowywania. Gdy nadejdzie właściwy moment, możemy objąć je usługą niszczenia z wystawieniem stosownego certyfikatu.
• Obsługa dokumentacji niejawnej. Posiadamy certyfikaty i pozwolenia uprawniające do przechowywania materiałów objętych tajemnicą handlową oraz dokumentacji zawierającej dane osobowe zgodnie z wymogami RODO.
• Reakcja w sytuacjach nagłych. Zalanie biura, nieplanowana przeprowadzka, pilna kontrola, w takich momentach działamy natychmiast, bez czekania na wyznaczony termin.

Dlaczego warto postawić na współpracę z nami?

Decyzja o tym, czy przechowywać dokumentację samodzielnie, czy zlecić to na zewnątrz, sprowadza się do jednego pytania: ile zasobów firma jest gotowa przeznaczyć na obsługę archiwum zamiast na swoją właściwą działalność. Poniższe zestawienie pokazuje, jak ta różnica wygląda w praktyce.

Archiwizacja dokumentów kadrowych w firmie – jak zacząć?

To pytanie, które słyszymy często od przedsiębiorców, którzy przez lata odkładali ten temat na później. Odpowiedź jest prostsza niż się wydaje: wystarczy się z nami skontaktować. Nie narzucamy gotowych pakietów, każda współpraca zaczyna się od rozmowy o tym, czego faktycznie potrzebujesz.

Działamy na terenie całego Trójmiasta i okolic od ponad dwóch dekad. Jeśli chcesz mieć pewność, że dokumentacja Twojej firmy jest przechowywana zgodnie z przepisami i w pełnym bezpieczeństwie, nie zastanawiaj się dłużej nad tym, jak przechowywać dokumenty księgowe w firmie przez lata. Skorzystaj z naszej fachowej wiedzy w tym zakresie. Napisz do nas lub zadzwoń. Chętnie ustalimy szczegóły współpracy.