Digitalizacja dokumentów

Rosnąca ilość danych to problem dotykający praktycznie wszystkich współczesnych firm. Im większe przedsiębiorstwo, tym więcej generuje się wszelkiego rodzaju dokumentów. W XXI wieku wciąż spora ich część przybiera papierową formę. Tradycyjne sposoby organizacji, czyli przechowywanie w teczkach, segregatorach oraz specjalnych szafkach, pozwalają zachować pewien porządek. Wiąże się to jednak wciąż z wieloma trudnościami. Potrzeba dużo przestrzeni na przechowywanie tych danych, a w większych firmach konieczne okazuje się zatrudnienie osób, których jedynym zadaniem będzie zarządzanie dokumentacją. Pomimo tego, często znalezienie konkretnych informacji zajmuje dużo czasu, bo nie do końca wiadomo, gdzie ich szukać lub pomyłkowo znalazły się w niewłaściwym miejscu.

Skutecznym rozwiązaniem tych problemów może być digitalizacja dokumentów. Postęp technologiczny umożliwia zastąpienie danych papierowych elektronicznymi plikami. W takich usługach specjalizuje się coraz więcej podmiotów. Jeśli miejscem prowadzenia Państwa działalności jest Trójmiasto lub okolice, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.

Na czym polega skanowanie dokumentów?

Każda firma korzysta z określonej grupy lub rodzaju dokumentów, zarówno bieżących, jak i archiwalnych. Dostęp do nich to często kluczowa kwestia przed rozpoczęciem jakiegokolwiek tematu rozmów. W przypadku dokumentów papierowych, łatwo jest zawieruszyć pojedyncze kartki. O wiele łatwiej i szybciej dostać się do informacji w postaci cyfrowej.

Digitalizacja dokumentów przebiega kilkuetapowo. Pierwszym krokiem, po otrzymaniu danych, jest ich skanowanie. To wygodna, a także dająca wymierne korzyści usługa. Procesowi skanowania dokumentów podlegają najczęściej certyfikaty, schematy, rysunki techniczne, patenty, wrażliwe lub ważne dokumenty archiwalne, karty produktów, dokumentacje, spisy, wzory podpisów itp.

Dzięki zeskanowanej bazie dokumentów, pracownicy firmy zyskują stały i niezwykle szybki dostęp do potrzebnych informacji. Mają oni opcję wglądu, wydrukowania lub wysłania skanów dokumentów za pośrednictwem poczty internetowej.

W szybkim odnajdywaniu konkretnych informacji pomoże odpowiednie podpisanie plików, a także zgrupowanie ich w tematycznych folderach, co przypomina tradycyjne metody organizacji dokumentów, z tą różnicą, że łatwiej będzie je później znaleźć.

Digitalizacja archiwów — dlaczego warto ją przeprowadzić?

Samo skanowanie dokumentów to dopiero początek procesu digitalizacji. W jego wyniku powstają pliki będące, potocznie mówiąc, zdjęciami dokumentów. Taka forma okazuje się niewystarczająca dla większości przedsiębiorstw. Rozwinięciem usługi skanowania jest faktyczna digitalizacja archiwów. Zeskanowane dane zostają poddane procesowi rozpoznawania tekstu i indeksowania jego zawartości. Dzięki tak wykonanej digitalizacji zasobów, firma uzyskuje błyskawiczny dostęp do wszystkich danych archiwalnych według zaznaczonych kryteriów wyszukiwania.

Możliwe staje się także wprowadzanie zmian w istniejących dokumentach, dzięki czemu łatwiej tworzyć nowe, o podobnym charakterze. Technologia rozpoznawania tekstu staje się coraz doskonalsza, dlatego niewymagany jest nadzór osób trzecich. Dzięki automatyzacji zostaje zachowana całkowita poufność.

Digitalizacja dokumentów a jakość

Wiele osób pracujących w działach zajmujących się dokumentacją zapewne wciąż pamięta słabej jakości wydruki z kserokopiarek. W ostatnich latach technologia poszła znacznie do przodu i nowoczesne urządzenia pozwalają na uzyskanie skanów naprawdę wysokiej jakości. Co więcej, w opisanym wyżej procesie digitalizacji dokumenty mogą stać się bardziej czytelne od oryginałów.

W przeciwieństwie do papierowego nośnika, który z biegiem czasu blaknie i ulega innym procesom starzenia się, a ponadto łatwo go uszkodzić, digitalizowane archiwa pozostaną niezmienne oraz zawsze tak samo dostępne. Należy jedynie pamiętać o zabezpieczeniu ich przed przypadkowym — bądź celowym — usunięciem. Zeskanowane już dokumenty można powielać bez ograniczeń. Dobrze przygotować kopię całego archiwum, a następnie przechowywać ją w bezpiecznym miejscu.

Digitalizacja dokumentów Gdańsk

Nasza oferta skierowana jest do wszystkich przedsiębiorstw, które chcą zdigitalizować swoje archiwa. Zawsze działamy z pełną dyskrecją, stawiając na całkowite zautomatyzowanie procesu. Ze względu na konieczność dostarczenia lub odbioru dużych ilości dokumentów, jesteśmy dostępni przede wszystkim dla firm, które prowadzą swoją działalność w takich miastach jak Gdynia czy Gdańsk, a także w okolicznych miejscowościach.

Digitalizacja dokumentów to proces, do którego podchodzimy bardzo starannie, aby stworzyć w pełni funkcjonalne elektroniczne archiwum, zapewniające błyskawiczny dostęp do potrzebnych informacji. Ponad dwudziestoletnie doświadczenie, kompleksowy zakres usług, wykwalifikowany personel, specjalistyczny sprzęt, a także zadowolenie dotychczasowych klientów to kolejne powody, by skorzystać właśnie z naszej oferty.

Jeśli chcieliby Państwo poznać więcej szczegółów, zachęcamy do kontaktu telefonicznego lub mailowego. Z przyjemnością odpowiemy na wszystkie pytania i ustalimy najkorzystniejszy dla Państwa firmy plan działania.