Segregatory zajmują coraz więcej miejsca, pracownicy tracą czas na szukanie akt, a przepisy stawiają konkretne wymagania w zakresie przechowywania dokumentacji. Archiwizacja dokumentacji w Sopocie, czy innym trójmiejskim mieście to nasza specjalność od ponad 20 lat. Sprawdź, co możemy zrobić dla Twojej firmy.

Co obejmuje profesjonalna archiwizacja dokumentacji w Gdańsku, Gdyni i Sopocie?

Część dokumentów musi być przechowywana przez określony czas, wynikający z przepisów prawa. Inne stanowią fundament codziennej działalności i nie mogą zaginąć ani ulec uszkodzeniu. Profesjonalna archiwizacja dokumentów Trójmiasto to odpowiedź na oba te wyzwania jednocześnie.

Gdy powierzysz nam zadanie archiwizacji dokumentów swojej firmy, odbierzemy je od Ciebie i przewieziemy je do naszego magazynu w bezpieczny, kontrolowany sposób. To, co przekazujesz, trafia pod naszą opiekę w niezmienionej formie. Nie ingerujemy w zawartość ani układ akt. Naszym zadaniem jest ich staranne zabezpieczenie i przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym wymogami RODO.

W ramach usługi prowadzimy szczegółową ewidencję zgromadzonych materiałów. Dzięki temu masz pełen wgląd w to, co znajduje się w archiwum i możesz sprawnie zarządzać swoją dokumentacją bez konieczności fizycznej obecności w naszym magazynie. Archiwizacja dokumentacji w Gdańsku, Gdyni i Sopocie obejmuje też brakowanie, czyli weryfikację, które materiały można już usunąć, a które wymagają dalszego przechowywania.

Dbamy również o kondycję samych akt. W razie potrzeby wykonujemy osuszanie, odgrzybianie i odkurzanie dokumentów, co ma kluczowe znaczenie dla materiałów przechowywanych przez wiele lat. Dokumenty, które wymagają konwersji do formy elektronicznej, możemy objąć digitalizacja dokumentacji Trójmiasto i włączyć do funkcjonalnego archiwum cyfrowego.

Kiedy warto zlecić na zewnątrz archiwizowanie dokumentacji?

Moment, w którym firmowe archiwa zaczynają żyć własnym życiem, przychodzi szybciej niż większość przedsiębiorców się spodziewa. Segregatory zajmują kolejne półki, pokoje, a czasem całe pomieszczenia. Pracownicy tracą czas na szukanie dokumentów zamiast na swoją właściwą pracę. To sygnał, że czas na zmianę podejścia.

Archiwizowanie dokumentów w Trójmieście przez zewnętrznego dostawcę sprawdza się szczególnie wtedy, gdy firma nie dysponuje odpowiednią przestrzenią do bezpiecznego przechowywania akt, gdy dokumentacja obejmuje dane osobowe lub informacje objęte tajemnicą handlową, albo gdy zbliżają się kontrole i trzeba mieć pewność, że wszystko jest w porządku.

Outsourcing archiwizacji ma sens również w firmach przechodzących reorganizację, fuzję lub przeprowadzkę. W takich momentach dokumentacja bywa pierwszą ofiarą chaosu. Przekazując ją w nasze ręce, masz pewność, że akta są bezpieczne niezależnie od tego, co dzieje się wewnątrz organizacji.

Zalety outsourcingu archiwizacji dokumentacji

Firmy, które decydują się na zewnętrzną archiwizację, szybko przekonują się, że to jedna z lepszych decyzji organizacyjnych. Korzyści widać nie tylko w budżecie, ale też w codziennej pracy całego zespołu. Oto co konkretnie zyskujesz:

• Nie musisz inwestować w dodatkową powierzchnię ani tworzyć nowych etatów. Archiwizacja dokumentacji Trójmiasto przez zewnętrznego dostawcę to wymierna oszczędność czasu i pieniędzy.
• Twoje akta trafiają do profesjonalnego archiwum z pełną, przejrzystą ewidencją. Masz do nich dostęp wtedy, gdy potrzebujesz, a potrzebny dokument dostarczamy pod wskazany adres.
• Archiwizacja dokumentów Sopot, Gdańsk i Gdynia realizowana jest z zachowaniem pełnej poufności i zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji niejawnej i danych wrażliwych.
• Gdy część akt przekroczy wymagany czas przechowywania, możemy objąć je usługą niszczenie dokumentów Trójmiasto, zamykając pełen cykl życia dokumentacji w ramach jednej współpracy.

Powierzenie firmowej dokumentacji naszej firmie pozwala na pełne skupienie na biznesie i budowaniu konkurencyjności na rynku.