Jak głosi porzekadło pieniądze lubią ciszę. Natomiast dokumenty są trochę jak pieniądze, bo także nie znoszą zmian. Potrzebują odpowiednich warunków aby nic im nie zaszkodziło, szczególnie jeżeli przechowywanie dokumentów ma się odbywać długo.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Okres przechowywania dokumentów zależy od kategorii archiwalnej i jest przez archiwistów oznaczany za pomocą litery i liczby. Zasady przechowywania dokumentów są regulowane przez prawo. Tak na przykład dokumenty kategorii B5 należy przechowywać przez pięć lat od wytworzenia, dokumenty kategorii B10 przez 10 lat itp. Są dokumenty techniczne dotyczące urządzeń i budynków które należy przechowywać przez okres 5 lat po zburzeniu, po zniszczeniu a zatem mają one kategorię Be5. Najdłużej należy przechowywać i pieczołowicie o nią dbać dokumentację pracowniczą. Na podstawie tych dokumentów pracownik otrzyma bowiem rentę, emeryturę lub inne świadczenia społeczne. Takie dokumenty powinny być przechowywane przez 50 lat a pracownik powinien mieć do nich dostęp. To jest właśnie kategoria B50. Szczególnie cenne dokumenty mają kategorię archiwalną A, co oznacza że nigdy nie będzie można ich zniszczyć a ich wartość jest ważna kulturalnie czy historycznie. Na szczęście większość wytwarzanych dokumentów ma kategorię B5, czyli szóstego roku po wytworzeniu możemy je spokojnie zniszczyć. Do dokumentów tego typu należą wszelkiego rodzaju faktury sprzedażowe, instrukcje, korespondencja, notatki i dokumenty księgowe. Ale pomimo oficjalnych zaleceń, w każdej firmie decydenci mogą zachować dokumenty do przechowywania na dłuższy okres niż tego wymagają przepisy.

Dokumenty aby przetrwały okres przechowywania powinny mieć odpowiednie środowisko. O ile jeszcze dokumenty kategorii B5 mogą przetrwać pięć lat w niezbyt dobrych warunkach, o tyle dla każdej innej kategorii może to już być spory kłopot. Papier nie lub wilgoci, nagłych zmian temperatury. W wilgotnym otoczeniu będą go atakowały grzyby i mikroorganizmy. Kiedy dokumenty stoją przy grzejniku mogą się wysuszyć i po prostu rozlecieć, a gdy stoją w ostrym słońcu mogą się nagrzewać, a potem wyblaknąć. Zatem idealne warunki do przechowywania dokumentów to miejsce o niskiej wilgotności i stałej temperaturze. Temperatura ta wcale nie musi być wysoka, ważne jednak żeby nie ulegała wahaniom.

Bezpieczeństwo przechowywania dokumentów

Bezpieczne przechowywanie dokumentów jest jednak trochę bardziej skomplikowane. Na archiwum nie nadaje się miejsce na poddaszu czy w piwnicy które może zostać zalane ani takie które jest w pobliżu rury kanalizacyjnej czy wodociągowej. A nawet gdy mamy odpowiednie miejsce musimy dbać o to żeby dokumenty które były zalane np. kawą nie trafiły w wilgotnym stanie do naszej składnicy, bo wtedy już zaczną się procesy destrukcji papieru.

Do składnicy akt nie każdy powinien mieć dostęp. Dlatego też miejsce na dokumentację powinno być bezpieczne, czyli trudno dostępne dla niepożądanych osób.

I ostatnia rzecz, dokumenty nie powinny być przechowywane luzem bo wtedy będą się kurzyć, brudzić, reagować na światło. Dobrą, a wręcz konieczną praktyką jest zamykanie dokumentów w kartonikach różnej wielkości (od takich szerokości 10 cm, po duże pudła zbiorcze zajmujące około pół metra na półce. W takim systemie nawet po wielu latach gdy potrzebujemy sięgnąć po dokumenty będą one czyste i wolne od mikrobów.

Wiele firm nie ma warunków do bezpiecznego przechowywania dokumentów i często decyduje się na skorzystanie z usługi przechowywania dokumentów w wyspecjalizowanej firmie. W takim wypadku ustala się okres przechowywania oraz warunki wypożyczeń i udostępniania dokumentów. Zewnętrzne przechowywane to często najtańsza i najbezpieczniejsza opcja, taką usługę dla klientów z całej Polski świadczy również nasza firma.