Trójmiejskie firmy coraz częściej żegnają się z segregatorami na dobre. Jeśli Twoje archiwum wciąż zajmuje całe pomieszczenie, a znalezienie jednej umowy zabiera pół dnia, czas to zmienić. Pokażemy Ci, jak to zrobić sprawnie i bezpiecznie, a także, jak możemy Ci w tym pomóc.

Dlaczego przejście na cyfrowe archiwum dokumentów w firmie się opłaca?

Papierowe archiwum rośnie w zastraszającym tempie. Kolejne segregatory, kartony i teczki zajmują przestrzeń, która mogłaby służyć zupełnie innym celom. Do tego dochodzi czas, który pracownicy tracą na ręczne przeszukiwanie akt, zamiast skupić się na zadaniach przynoszących firmie wymierną wartość. Przejście na cyfrowe archiwum dokumentów w firmie rozwiązuje oba te problemy jednocześnie.

Cyfrowa archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie to przede wszystkim błyskawiczny dostęp do potrzebnych informacji. Zamiast przeszukiwać regały, pracownik w kilka sekund odnajduje właściwy plik według daty, słowa kluczowego lub kategorii. Nie ma znaczenia, czy pracuje w biurze, czy zdalnie. Archiwum jest dostępne zawsze i z każdego miejsca.

Kolejna korzyść to bezpieczeństwo. Dokumenty papierowe są narażone na zniszczenie wskutek zalania, pożaru czy zwykłego zużycia materiału. Zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej eliminuje to ryzyko. Dane przechowywane w zabezpieczonych systemach cyfrowych można kopiować, tworzyć kopie zapasowe i chronić przed dostępem osób nieuprawnionych w sposób, który nie jest możliwy w przypadku akt papierowych.

Warto też spojrzeć na kwestię kosztów. Mniejsza powierzchnia przeznaczona na archiwum, brak konieczności tworzenia dodatkowych etatów do obsługi dokumentacji, oszczędności na materiałach biurowych. Wdrożenie cyfrowego archiwum dokumentów w firmie to inwestycja, która zwraca się szybciej, niż większość przedsiębiorców się spodziewa. Archiwizacja dokumentów Trójmiasto zlecona doświadczonemu partnerowi pozwala przeprowadzić ten proces sprawnie i bez zakłócania codziennej pracy firmy.

Jak przygotować archiwum do digitalizacji dokumentów?

Digitalizacja archiwum to proces, który wymaga wcześniejszego przygotowania. Firmy, które próbują go przeprowadzić bez planu, szybko przekonują się, że chaos w papierowym archiwum przenosi się jeden do jednego na wersję cyfrową. Zanim zaczniemy skanować, warto wiedzieć, co tak naprawdę trafia co cyfrowego archiwum.

Pierwszym krokiem jest weryfikacja zasobów. Chodzi o ustalenie, jakie dokumenty firma posiada, jak długo muszą być przechowywane i które z nich w ogóle kwalifikują się do digitalizacji. Część akt, których okres przechowywania już minął, można w tym momencie przekazać do niszczenia dokumentów Trójmiasto, co od razu odchudza archiwum i upraszcza cały proces.

Jak uporządkować dokumenty przed digitalizacją archiwum? Odpowiedź jest prosta: Gdy ustalisz już, które dokumenty chcesz poddać digitalizacji, zgłoś się do nas. My zajmiemy się całą resztą. Odbierzemy dokumenty z siedziby Twojej firmy w bezpieczny sposób. Korzystamy ze specjalnych pojemników, które przewozimy samochodem wyposażonym w system śledzenia GPS. Od  tej Działamy na rynku od 2000 roku, więc możesz być pewien, że będzie to ochrona na wysokim poziomie.

Przygotowanie dokumentów do skanowania archiwalnego obejmuje kilka etapów: skanowanie, rozpoznawanie tekstu, indeksowanie plików i nadawanie im metadanych, dzięki którym można je później błyskawicznie odnaleźć. Digitalizacja archiwów firmowych krok po kroku przebiega u nas według sprawdzonych procedur, wypracowanych przez ponad dwie dekady pracy z dokumentacją firm różnej wielkości i z różnych branż.

Cyfrowe archiwum dokumentów w przedsiębiorstwie Trójmiasto, jak pomagamy je założyć?

Samo zeskanowanie dokumentów to dopiero początek. Cyfrowe archiwum dokumentów w przedsiębiorstwie to coś więcej niż folder z plikami na dysku. To uporządkowana, przeszukiwalna struktura, w której każdy dokument ma swoje miejsce i można go odnaleźć w kilka sekund. Właśnie takie archiwum tworzymy dla naszych klientów z Trójmiasta.

Po zeskanowaniu materiałów każdy plik przechodzi proces indeksowania i rozpoznawania tekstu. Dzięki temu, to jak przenieść dokumenty papierowe do systemu cyfrowego nie stanowi wyzwania dla naszych specjalistów. Dokumenty zyskują metadane, kategorie i słowa kluczowe, które sprawiają, że wyszukiwanie konkretnej faktury, umowy czy akt pracowniczych zajmuje chwilę, a nie godziny.

Oferowana przez nas digitalizacja dokumentacji Trójmiasto uwzględnia też kwestię bezpieczeństwa cyfrowego archiwum. Dostęp do plików mają wyłącznie osoby uprawnione, a cały proces przeprowadzamy z zachowaniem pełnej poufności i zgodnie z wymogami RODO. Automatyzacja procesu rozpoznawania tekstu oznacza, że żadna osoba trzecia nie ma wglądu w treść Twoich dokumentów.

Jak przenieść dokumenty papierowe do systemu cyfrowego sprawnie i bez zakłócania pracy firmy? Kluczem jest doświadczony partner, który zna ten proces od podszewki. My działamy w Trójmieście od 2000 roku i przez ten czas przeprowadziliśmy digitalizację archiwów firm z dziesiątek branż. Skontaktuj się z nami, a wspólnie ustalimy plan działania dopasowany do skali i specyfiki Twojej dokumentacji.

Korzyści ze współpracy z naszą firmą

Digitalizację można próbować przeprowadzić samodzielnie. Można też kupić skaner, oddelegować pracowników i liczyć, że efekt będzie zadowalający. W praktyce jednak takie podejście pochłania czas, generuje błędy i rzadko kończy się stworzeniem naprawdę funkcjonalnego archiwum cyfrowego. Dlatego warto zlecić to naszej firmie.

Co zyskujesz współpracując z nami:

• Odbieramy dokumenty bezpośrednio z Twojej firmy i transportujemy je zabezpieczonymi pojazdami z systemem GPS. Nie musisz organizować żadnej logistyki po swojej stronie.
• Przeprowadzamy pełny proces digitalizacji: skanowanie, rozpoznawanie tekstu, indeksowanie i strukturyzację plików. Efektem jest archiwum, z którego Twój zespół może korzystać od pierwszego dnia.
• Działamy z zachowaniem pełnej poufności. Automatyzacja procesu oznacza, że treść Twoich dokumentów pozostaje tylko w Twoich rękach.
• Posiadamy certyfikaty i pozwolenia uprawniające do obsługi dokumentacji niejawnej i materiałów objętych tajemnicą handlową.
• Jeśli część akt wymaga archiwizacji w formie papierowej, również się tym zajmiemy. Oferujemy archiwizację dokumentów Trójmiasto jako uzupełnienie usług digitalizacyjnych.
• Reagujemy elastycznie, także w sytuacjach pilnych. Działamy na rynku od wielu lat i wiemy, że potrzeby firm rzadko mieszczą się w sztywnych harmonogramach.

Przez ponad dwie dekady działalności wypracowaliśmy procedury, które pozwalają nam obsługiwać firmy każdej wielkości, od średniej wielkości firmy po duże przedsiębiorstwa z rozbudowanymi archiwami. Każde zlecenie traktujemy indywidualnie, bo wiemy, że dokumentacja kadrowa w firmie produkcyjnej rządzi się innymi prawami niż archiwum kancelarii prawnej. Dopasowujemy zakres i tempo prac do specyfiki Twojej organizacji, nie odwrotnie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak przeprowadzić digitalizację archiwum swojej firmy sprawnie i bez zbędnych komplikacji, skontaktuj się z nami. Działamy na terenie całego Trójmiasta i okolic. Napisz lub zadzwoń, a wspólnie ustalimy plan, który będzie dopasowany do skali i potrzeb Twojej organizacji.