Zniszczenie dokumentu w złym momencie, w nieodpowiedni sposób lub bez żadnego potwierdzenia może kosztować firmę znacznie więcej niż zaniedbanie archiwum. Przepisy dotyczące utylizacji dokumentów firmowych są precyzyjne, a organy kontrolne nie pozostawiają tu miejsca na improwizację. Sprawdź, co warto wiedzieć, zanim zdecydujesz się oczyścić firmowe archiwa.

Ile lat trzeba przechowywać dokumenty księgowe przed zniszczeniem?

Zanim jakikolwiek dokument trafi do utylizacji, musi minąć określony ustawowo czas. Brzmi prosto, jednak ustalenie, kiedy konkretny dokument można legalnie zniszczyć, bywa źródłem wątpliwości. Przepisy reguluje kilka aktów prawnych jednocześnie, a terminy zależą zarówno od rodzaju dokumentu, jak i od tego, jak liczymy bieg czasu.

To, ile lat trzeba przechowywać dokumenty księgowe przed zniszczeniem reguluje przede wszystkim ustawa o rachunkowości oraz ordynacja podatkowa. Według ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe i dowody księgowe przechowuje się przez co najmniej 5 lat, liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. 

Ordynacja podatkowa natomiast wiąże termin przechowywania z przedawnieniem zobowiązania podatkowego, które wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że bezpieczny termin przechowywania dokumentacji podatkowej sięga niemal 6 lat.

Zatem, kiedy wyrzucić stare faktury firmowe? Odpowiedź zależy od roku, którego dotyczą. Przykładowo, faktury z 2020 roku można bezpiecznie zutylizować dopiero w 2026 roku. Warto jednak pamiętać o wyjątkach: dokumenty dotyczące środków trwałych poddawanych amortyzacji trzeba przechowywać przez cały okres amortyzacji, a dodatkowo przez czas do przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym amortyzacja była prowadzona.

Osobną kategorią są dokumenty kadrowe. Niszczenie akt osobowych po wymaganym okresie możliwe jest dopiero po upływie 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, jeśli pracownik był zatrudniony po 1 stycznia 2019 roku. Dla pracowników zatrudnionych przed tą datą obowiązuje zasadniczo termin 50-letni, chyba że pracodawca złożył odpowiedni raport informacyjny do ZUS, co umożliwia skrócenie okresu do 10 lat. Archiwizacja dokumentów Trójmiasto prowadzona przez naszą firmę pozwala mieć pewność, że żaden dokument nie zostanie zniszczony przedwcześnie, a każdy trafi do utylizacji dokładnie wtedy, gdy przepisy na to pozwalają.

Jak sprawdzić czy dokument można już zniszczyć?

Przed przystąpieniem do utylizacji warto przeprowadzić kilka prostych weryfikacji. Pierwsza dotyczy rodzaju dokumentu i przypisanego mu okresu przechowywania. Faktury i dokumenty podatkowe rządzą się innymi terminami niż akta pracownicze, a te z kolei różnią się od umów handlowych czy dokumentacji technicznej. Jakie dokumenty można zniszczyć a jakie trzeba przechowywać to rozróżnienie, które warto mieć dobrze opracowane zanim w ogóle zaczniemy przeglądać archiwum.

Drugi krok to ustalenie punktu startowego, od którego liczymy czas. Wielu przedsiębiorców zakłada, że termin biegnie od daty wystawienia dokumentu, tymczasem przepisy wskazują inaczej. Dla dokumentacji podatkowej liczymy od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dla akt pracowniczych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Ta różnica potrafi przesunąć dopuszczalny termin zniszczenia o rok lub dwa.

Trzecia kwestia to sprawdzenie, czy wobec firmy nie toczą się żadne postępowania sądowe, podatkowe lub kontrole. Jeśli dokumenty mogą stanowić dowód w postępowaniu, obowiązek ich przechowywania przedłuża się automatycznie do czasu prawomocnego zakończenia sprawy. Niszczenie dokumentów po okresie archiwizacji, co warto wiedzieć, to właśnie między innymi to: sam upływ terminu nie zawsze wystarcza, żeby działać. Czasem trzeba sprawdzić kilka warunków jednocześnie, zanim zniszczenie dokumentów będzie w pełni bezpieczne prawnie

Błędy przy niszczeniu dokumentów firmowych, których należy unikać

Utylizacja dokumentów wydaje się prostą czynnością, dopóki nie okaże się, że zniszczyliśmy coś za wcześnie, w niewłaściwy sposób albo bez żadnej dokumentacji potwierdzającej, że proces przebiegł zgodnie z przepisami prawa. Najczęstsze błędy przy utylizacji dokumentów z danymi dotykają firm niezależnie od ich wielkości i branży, a ich konsekwencje potrafią być dotkliwe finansowo i wizerunkowo.

Pierwszy i najpoważniejszy błąd to zniszczenie dokumentu przed upływem wymaganego okresu przechowywania. Zdarza się to szczególnie wtedy, gdy firma nie prowadzi ewidencji archiwum i opiera się na przybliżonych szacunkach zamiast na konkretnych datach. To, kiedy można zniszczyć dokumenty firmowe zgodnie z prawem, zależy od precyzyjnego wyliczenia terminu dla każdej kategorii dokumentów, a nie od ogólnego wrażenia.

Drugi błąd to nieprawidłowa metoda niszczenia. Wrzucenie dokumentów z danymi osobowymi do zwykłego kosza lub rozdanie ich do makulatury bez wcześniejszego zniszczenia to naruszenie RODO. Przepisy wymagają, żeby dane osobowe były usuwane w sposób trwały i uniemożliwiający ich odtworzenie. Biurowa niszczarka to minimum, ale przy większych wolumenach dokumentacji nie daje wystarczających gwarancji bezpieczeństwa.

Trzeci błąd to brak jakiegokolwiek protokołu z przeprowadzonego niszczenia. W razie kontroli firma powinna być w stanie udowodnić, że dokumenty zostały zutylizowane prawidłowo i w odpowiednim czasie. 

Procedura niszczenia dokumentów w firmie krok po kroku powinna uwzględniać sporządzenie protokołu likwidacyjnego, który określa, jakie dokumenty zostały zniszczone, kiedy i w jaki sposób. Bez tego firma nie ma żadnego dowodu, że wywiązała się ze swoich obowiązków.

Właśnie dlatego digitalizacja dokumentacji Trójmiasto to sposób, który oferujemy, na uniknięcie części tych problemów: archiwum cyfrowe z pełną historią dostępu i operacji daje znacznie lepszą kontrolę nad tym, co dzieje się z dokumentami na każdym etapie ich cyklu życia.

Outsourcing niszczenia dokumentów – dlaczego warto wybrać naszą firmę?

Zniszczenie dokumentów firmowych to nie czynność, którą można wykonać od niechcenia. Wymaga znajomości przepisów, odpowiedniego sprzętu, procedur zgodnych z RODO i dokumentacji potwierdzającej prawidłowe wykonanie usługi. Firmy, które próbują robić to samodzielnie, często odkrywają, że koszty organizacji całego procesu przewyższają to, czego spodziewały się na wstępie.

Nasze niszczenie dokumentów Trójmiasto realizujemy zgodnie z normą DIN 66399, która określa poziomy bezpieczeństwa niszczenia danych. Dokumenty odbieramy bezpośrednio z siedziby klienta zabezpieczonymi pojazdami wyposażonymi w GPS. Przez cały czas transportu materiały pozostają pod kontrolą wyszkolonych konwojentów, a dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione.

Po zakończeniu procesu każdy klient otrzymuje certyfikat niszczenia uznawany przez wszystkie organy kontrolne. To dowód, że utylizacja przebiegła zgodnie z przepisami i że firma wywiązała się ze swoich obowiązków prawnych. Dla wielu przedsiębiorstw ten dokument okazuje się nieoceniony podczas kontroli skarbowej lub inspekcji pracy.

Dbamy też o środowisko. Zniszczone materiały nie trafiają na wysypisko. Przekazujemy je do zakładów celulozowych, gdzie poddawane są recyklingowi. To podejście, które coraz częściej doceniają firmy budujące swoją politykę zrównoważonego rozwoju.

Zalety współpracy z nami

Wybór partnera do niszczenia dokumentów to decyzja, która ma bezpośrednie przełożenie na bezpieczeństwo danych Twojej firmy i jej zgodność z przepisami. Oto co konkretnie otrzymujesz, decydując się na współpracę z nami:

• Odbiór dokumentów z Twojej siedziby. Nie musisz organizować transportu ani martwić się o bezpieczeństwo akt w drodze do miejsca utylizacji. Przyjeżdżamy do Ciebie w ustalonym terminie, zabieramy dokumenty w specjalnych pojemnikach i przewozimy je zabezpieczonym pojazdem z systemem GPS.
• Niszczenie zgodne z normą DIN 66399. Stosujemy procedury, które gwarantują trwałe i nieodwracalne usunięcie danych. Żaden dokument nie może zostać odtworzony po przejściu przez nasz proces utylizacji.
• Certyfikat niszczenia. Dokument potwierdzający prawidłowe wykonanie usługi otrzymujesz każdorazowo, bez konieczności osobnego wnioskowania. To Twój dowód w razie kontroli.
• Możliwość nadzoru nad procesem. Jeśli zależy Ci na dodatkowej pewności, możesz na bieżąco śledzić przebieg niszczenia. Wystarczy poprosić o nagranie z całego procesu.
• Niszczenie nośników elektronicznych. Obsługujemy nie tylko dokumenty papierowe. Dyski twarde i inne nośniki danych także należy niszczyć, a my dysponujemy sprzętem, który to umożliwia.
• Elastyczność i reagowanie w nagłych sytuacjach. Działamy również wtedy, gdy potrzebujesz szybkiej interwencji, na przykład przed kontrolą lub w związku z nieplanowaną likwidacją archiwum.
• Ekologiczna utylizacja. Zniszczone materiały trafiają do recyklingu, a nie na wysypisko. Współpracując z nami, możesz uwzględnić tę informację w swojej polityce środowiskowej.

Zarządzanie dokumentacją firmową to proces, który nie kończy się na ich wytworzeniu i przechowywaniu. Każdy dokument ma swój cykl życia i musi zostać zlikwidowany w odpowiednim momencie, w odpowiedni sposób. Bagatelizowanie tego etapu naraża firmę na konsekwencje prawne, finansowe i wizerunkowe, których można łatwo uniknąć, wybierając sprawdzonego partnera.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć Twoją firmę w bezpiecznej utylizacji dokumentów, skontaktuj się z nami. Wystarczy jeden telefon lub wiadomość, a wspólnie ustalimy zakres i termin realizacji usługi.